Стрімкий розвиток ІТ-технологій вимагає відповідності сучасним трендам. Так, власники бізнесу будь-яких напрямків стикаються з необхідністю переведення паперового документообігу в електронний формат.
Для безпаперового ведення документації необхідно використовувати спеціалізоване програмне забезпечення, яке надавало б широкий функціонал.
Ефективними рішеннями є сервіси «Fredo Звіт» та «Fredo ДОКМ» від We.Code. Дана компанія займається розробкою, вдосконаленням, продажем і обслуговуванням програмних продуктів для автоматизації бізнесу. На сайті https://wecode.com.ua/uslugi/elektronnaya-otchetno... можна вивчити можливості і купити комерційний софт для різних напрямків бізнесу.
Головні переваги електронного документообігу
Незважаючи на серйозні проблеми, з якими пов'язане дане рішення, безпаперове ведення документації підприємства надає підприємцям безліч вигод:
Юридична сила. Кожен документ, завірений електронними підписами, має таку ж юридичну силу, як паперові варіанти.
Скорочення витрат. Власники підприємств звільняються від необхідності купувати папір, роздруковувати і відправляти документи.
Миттєва доставка, прискорена оплата. Відправка паперових документів може займати від декількох хвилин до декількох днів, при тому що електронні договору, бухгалтерські рахунки або акти пересилаються за лічені секунди. Це також прискорює отримання оплати за товари або послуги.
Гарантія відправки. Крім того, що доставка паперових документів вимагає більше часу, договору або звіти можуть губитися або піддаватися фізичних пошкоджень. Електронні документи відправляються в будь-яких кількостях різним одержувачам, при цьому оригінал залишається в безпеці (особливо якщо налаштована функція резервного копіювання).
Підвищення продуктивності праці працівників. Щоб оформити схожі електронні документи, потрібно просто скопіювати інформацію і внести необхідні правки. Завдяки цьому у співробітників фірм звільняється час, який можна витратити на виконання інших завдань.
Зручність пошуку. За статистикою співробітники компанія витрачають від 10 до 15% робочого часу на пошук необхідних паперових документів. У випадку з електронним форматом зберігання потрібні договори, акти або звіти можна знайти за лічені хвилини, а при використанні спеціалізованих програм з сучасними функціями пошуку за словами це завдання вимагає декількох секунд.
Найважливіша перевага ведення електронного документообігу - дистанційна робота з договорами в офісі, вдома, у відрядженні, відпустці і т. Д.
