Електронний підпис економить час бухгалтера і пришвидшує обмін документами.
Але не всі документи можна підписувати онлайн. У цій статті ми зібрали чіткий перелік документів, які бухгалтер спокійно може підписувати КЕПом онлайн — без зайвих дзвінків, кур’єрів і затримок, а також відповіді на поширені запитання.
Які бухгалтерські документи можна підписувати електронно — повний перелік:
Електронний підпис значно полегшить і пришвидшить підписання документів онлайн для бухгалтера. Швидкий обмін із контрагентами, економія часу, мінімізація помилок чи втрат документів — це лише деякі із корисних можливостей.
Ось основні типи документів, які можна підписувати в електронному вигляді:
- Акти виконаних робіт — підтверджують факт надання послуг або виконання робіт.
- Видаткові накладні — засвідчують передачу товару покупцеві.
- Рахунки та податкові накладні — використовуються для виставлення та обліку оплат.
- Первинні облікові документи — зокрема накази, меморандуми, які є основою для бухгалтерського обліку.
- Табелі обліку робочого часу — для фіксації фактичної присутності працівників.
Звіти до ДПС — наприклад, декларації, повідомлення чи запити. - Договори з контрагентами — укладаються та погоджуються без необхідності зустрічей.
- Акцепти на оплату — погодження на здійснення платежу.
- Листування з контролюючими органами — офіційна комунікація також може бути цифровою.
- Електронні лікарняні — автоматично надходять і не потребують паперових копій.
Електронний документообіг охоплює весь життєвий цикл бухгалтерських процесів і є повністю легальним відповідно до законодавства України.
Переваги електронного підписання для бухгалтера
Електронне підписання документів — це не просто зручність, а справжній інструмент оптимізації роботи бухгалтера. Ось ключові переваги:
Швидкість і дистанційна робота. Документи можна підписувати з будь-якої точки світу — без друку, пересилання чи особистих зустрічей.
Юридична сила. Електронний підпис має юридичну силу та гарантує, що документ не змінювали після підписання. Документи з КЕП визнаються у податковій та суді.
Простота у звітності. Звітність до ДПС, обмін податковими накладними та іншими файлами відбувається зручно та безпечно.
Контроль і архівування. Усі підписані документи зберігаються в електронному архіві — легко знайти, перевірити статус або надати перевіряльникам.
Поширені запитання:
Чи приймає податкова документи з КЕП?
Так, податкова служба приймає документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Це офіційно передбачено українським законодавством.
Як перевірити, що документ дійсно підписаний?
Підписаний файл можна перевірити за допомогою безкоштовних онлайн-сервісів або ПЗ від надавачів КЕП. Там видно, хто, коли і яким підписом завірив документ, а також чи не було внесено змін після підписання.
Чи має електронний підпис КЕП термін дії?
Так, КЕП має строк дії, зазвичай один або два роки. Після закінчення його потрібно поновити, інакше він стане недійсним для підписання документів.
Висновок
Переходити на електронне підписання онлайн — це не про «інновації заради інновацій». Це про комфорт бухгалтера, впевненість у законності і реальну економію часу.
Спробуйте «Вчасно.КЕП» — сервіс, який дозволяє підписувати акти, накладні, звіти та договори в один клік, з юридичною силою та повною безпекою.
Працюйте сучасно — без друку, кур’єрів і затримок.
На правах реклами
