Уявіть ситуацію: ви домовилися з партнером про співпрацю, але він у відрядженні, бухгалтер — на віддаленці, а угоду треба підписати сьогодні. Бігати з флешками, роздруківками й кур’єрами вже давно в минулому — тепер усе вирішує один клік.
Достатньо просто підписати документ онлайн з Dubidoc — і справа зроблена.
Щоб процес підписання пройшов максимально швидко, а контрагент не відклав підписання у довгу шафу через неінтуїтивність інтерфейсу та наявність цілого квесту з реєстрацією, важливо правильно обрати сервіс для електронного підписання документів. У цій статті розберемо, на що саме звертати увагу перед використанням.
1. Простота використання
Ніхто не хоче витрачати години на освоєння нового інструменту. Зручний інтерфейс і низький поріг входу — обов’язкові критерії для сервісу підписання документів.
Переконайтеся, що інтерфейс зрозумілий навіть без інструкцій. Зрозуміла навігація, легке сприйняття візуалу, доступність функцій — це не дрібниці, а фактори, що реально економлять час і знижують кількість помилок у роботі з документами.
2. Підтримка різних форматів документів
Хороший сервіс має приймати не лише PDF, а й інші популярні формати: фото, скани тощо (DOCX, JPG, PNG, XLSX і т. д.). Це важливо для компаній, які працюють із договорами, актами, накладними та навіть сканованими копіями. Кожен формат повинен відкриватися й відображатися коректно.
3. Різноманіття функціоналу
Коли обираєте сервіс підпису документу онлайн, звертайте увагу на гнучкість і можливості, а не лише на сам підпис. Гарна платформа повинна задовольняти вашим вимогам – як поточним, так і в ідеалі майбутнім.
Наприклад, вас можуть зацікавити:
- функціонал шаблонів – щоб по 500 разів не завантажувати один і той самий документ;
- безлімітний архів для збереження документів;
- маршрути погодження, які довзоляють автоматизувати відправлення документа між контрагентами;
- можливість коментування прямо в документі, аби зауваження і правки не губилися в сотнях тет-а-тет чатах;
- та інші важливі функції.
4. Інтеграція з іншими системами
Якщо ви використовуєте CRM, ERP, бухгалтерію або іншу бізнес-систему, оптимальним вибором буде сервіс із можливістю інтеграції. Це дозволяє автоматизувати обмін даними, зменшує кількість ручних дій і мінімізує вплив людського фактору.
5. Безпека зберігання та обміну
Ваші документи — це не просто файли, а комерційна та особиста інформація. Надійний сервіс має забезпечувати:
- шифрування даних на всіх етапах — від завантаження до зберігання;
- обмеження доступу для сторонніх осіб;
- створення резервних копій;
- відповідність принципам кібербезпеки;
- використання надійно захищеної інфраструктури.
Наприклад, Dubidoc зберігає ваші дані на захищених серверах Amazon, що розташовані у Європі, а також використовує сучасні алгоритми шифрування, тому ваші дані під захистом.
6. Ціна
Перевірте, що входить у базовий тариф: скільки документів можна підписати, чи є ліміт на користувачів, які функції доступні без доплат. Звертайте увагу на приховані витрати — додаткові місця в команді, інтеграції, технічна підтримка. Якщо бізнес росте, тариф має масштабуватися разом із вами, а не змушувати переплачувати за кожен крок вперед. Оптимальний сервіс — той, що дає потрібні інструменти за прозорою ціною без несподіванок у кінці місяця.
7. Надійна техпідтримка
Навіть найзручніший сервіс іноді потребує допомоги. Важливо, щоб технічна підтримка була доступна швидко — у чаті, поштою чи телефоном. Кваліфікована допомога гарантує, що будь-які питання з підписання документів вирішуються без затримок.
8. Репутація та відгуки користувачів
Перевірте відгуки клієнтів і приклади використання сервісу. Коментарі справжніх користувачів зазвичай є гарним лакмусовим папірцем і візитною карткою сервісу, бо демонструють, наскільки рішення стабільне, безпечне та ефективне.
Висновок
Обираючи сервіс для підписання документів, не варто гнатися лише за ціною. Не менш важливо, щоб також він був інтуїтивно зрозумілим, надійно захищав дані, відповідав вашим цілям і мав достатній функціонал як для поточних потреб, так і на перспективу.
Dubidoc відповідає усім вищеописаним критеріям, завдяки чому впевнено набирає популярність як серед бізнесів, так і серед звичайних поціновувачів легкості та зручності. Спробуйте підписати документ онлайн з Dubidoc уже сьогодні — переконайтеся, що цифровий документообіг може бути простим, надійним і комфортним.
На правах реклами
